문서 처리 규정

3-1-4-1

개정 2019.05.22. 개정 2022.03.04.

제1장 총	칙

제1조 (목적)

이 규정은 혜전대학교(이하 “본교”라 한다)의 각종 공문서의 작성, 처리, 관리 및 통제에 관한 사항을 규정하여 문서처리의 신속성, 정확성 및 통일성을 기함을 목적으로 한다.

제2조 (용어의정의)

본교의 문서처리에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

공문서라 함은 본교 내부 또는 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 슬라이드 포함) 및 행정부서에서 접수한 모든 문서를 말한다.)

문서처리라 함은 업무수행을 위하여 작성된 문서의 접수, 결재, 발송, 분류, 배부 등 문서를 다루는 일련의 작업을 말한다.

문서관리라 함은 완결된 문서의 분류, 보관, 이관, 열람, 폐기 등의 문서를 관리하는 일련의 작업을 말한다.

문서폐기라 함은 보존년한이 경과되어 문서를 승인받아 없애는 것을 말한다.

제3조 (적용)

이 규정이 정하는 공문서(이하 ‘문서’라 한다)의 작성과 처리등에 관하여 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 본 규정이 정하는 바에 의한다.

제4조 (문서의 종류)

문서의 종류는 다음과 같다.

규범문서 : 정관, 학칙 및 본교의 제규정에 관한 문서를 말한다.

지시문서 : 지시, 일일명령 등 교내 각부서의 교직원 또는 학생에게 일정한 사항을 지시하기 위하여 작성된 문서를 말한다.

학적관계문서 : 졸업생, 재학생 및 재적생의 학적, 성적 등에 관련된 사항을 기록된 문서를 말한다.

공고문서 : 공시, 공고 등 일정한 사항을 교직원, 학생 또는 이해관계인에게 알리기 위한 문서를 말한다.

일반 문서 : 제 4조 제1항 내지 제4항에 속하지 않는 모든 문서를 말한다.

제5조 (문서의 성립 및 효력발생)

문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고 당해문서에 대한 결재가 있음으로써 성립한다.

문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자에게 도달함으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우는 그 문서에서 효력발생 시기를 구체적으로 밝히지 않으면 그 고시 또는 공고등이 있는 날부터 5일이 경과한 때에 효력이 발생한다.<개정 2013.01.01.>

제6조 (문서담당자)

총무처의 총무팀은 문서의 접수, 발송을 담당하는 문서담당자를 지정하여야 한다.<개정 2013.01.01., 2019.05.22., 2022.03.04.>

제2장 문서의 작성

제1절 일반사항

제7조 (용지의 규격)

문서작성에 쓰이는 용지는 학적부, 도면, 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고 A4용지(가로 210㎜, 세로 297㎜)를 세워 쓰는 것을 원칙으로 한다.

장부 및 대장의 기본규격은 다음 각 호와 같이 그 용도에 적합한 규격을 사용할 수 있다.

1종 210㎜×297㎜(A4)

2종 182㎜×257㎜(B5)

3종 257㎜×364㎜(B4)

4종 297㎜×420㎜(A3)

제8조 (용지의 여백)

문서의 여백은 위로부터 3㎝, 왼쪽으로 2㎝, 오른쪽과 아래로부터 1.5㎝의 여백을 둔다. 다만, 문서의 편철이나 용도에 따라 각 여백을 달리할 수 있다.

제9조 (문서작성의 일반사항)

문서의 작성은 다음 각 호에 의거하여 작성한다.

글자는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되 한글 맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

숫자는 아라비아 숫자를 쓴다.

연호는 서기연호를 쓰되 ‘서기’는 표시하지 않는다.

날짜는 숫자로 표기하되 년, 월, 일의 글자를 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시한다. (예) 2002년 7월 1일 → 2002. 7. 1

시․분은 24시각에 따라 숫자로 표기하되 시분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. (예) 오후 6시 10분 → 18:10

뜻을 정확하게 전달하기 위해 필요한 경우 괄호안에 한자나 그 밖에 외국어를 적을 수 있다. (예)혜전대학교 (Hyejeon College)<신설 2013.1.1.>

제10조 (문장)

문장은 경어를 사용하지 않되 상호간에 불쾌감을 주지 않는 범위 내에서 간단․명료하게 작성한다.

제11조 (특수용어)

기술 및 특수용어의 명칭은 본칭을 사용하며 문화체육관광부 제정 외래어 표기법에 의거한다.<개정 2013.01.01., 2019.05.22.>

제12조 (정정)

문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 삭제나 수정하는 글자의 중앙에 적색 펜으로 가로 두선을 긋고 문서의 오른쪽 여백에 삭제 또는 수정하는 자수를 표시하고 날인하여야 한다.

제13조 (시행문의 구성)

시행문은 두문, 본문, 결문으로 구성한다.

두문은 발신기관명, 수신기관 또는 부처(서)로 한다.<개정 2013.1.1.>

본문은 제목, 내용 및 붙임으로 한다.

결문은 발신자명의 및 수신처란(설정시), 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위, 또는 직급 및 서명, 생산 등록번호와 시행일자, 접수 등록번호와 접수일자, 우편번호, 주소, 전화번호, 모사전송 번호, 전자우편 주소 및 공개 구분이다.<개정 2013.1.1.>

제14조 (문서의 등록)

문서를 생산(내부 및 외부문서)또는 접수할 때에는 각 부서의 전자문서시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 문서에 표기하여야 하며, 등록정보를 전자적으로 생산, 관리하여야 한다. (예)총무팀-1 <개정 2013.01.01., 2019.05.22. >

부서기호는 각 단위부서의 약칭을 쓴다.

제15조 (수신기관의 표시)

문서의 두문 중 수신란의 표시는 수신 및 참조로 구성한다.

제16조 (수신처란의 설정)

수신처가 2개부서 이상일 때는 두문의 수신란에 ‘수신처 참조’라고 쓰고, 결문의 발신명의란 아래 왼쪽 기본선에 맞추어 ‘수신처’라고 쓰고 수신부서명을 표시한다.

제17조 (항목의 구분 및 표시)

문서 작성시 하나의 항목만 있을 경우에는 항목구분을 할 필요가 없으므로 번호를 기재하지 않는다.

둘 이상의 항목으로 구분할 경우 항목을 나누어 표시한다.

항목번호는 제목의 첫글자와 같은 위치에서 시작하고 그 다음 항목부터는 바로 앞 항목의 위치로부터 한자(영문과 아라비아 숫자는 2자, 한글은 1자)씩 오른쪽으로 시작한다.

항목부호와 그 항목의 내용 사이에는 한자를 띄운다.

항목 구분은 1, 가, 1), (1), (가) 부분적으로 필요시에는 □. ○등의 특수 기호를 표시할 수 있다.<신설 2013.1.1.>

항목이 두 줄 이상인 경우에 둘째 줄부터는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다.<개정 2019.05.22.>

제18조 (문서의 “끝”표시)

본문이 끝났을 경우 한자를 띄우고 “끝”자를 쓴다.

첨부물이 있을 때에는 “별첨”의 표시를 한 다음에 한자를 띄우고 “끝”자를 쓴다.

본문 또는 붙임의 표시물이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우 기재사항 마지막 줄 다음에 “이하여백”표시를 하며, 기재사항이 표의 마지막까지 작성되는 경우에는 칸 밖의 왼쪽 아래에 “끝”자를 표시한다.<개정 2013.1.1.>

기재사항이 표의 중간에서 끝났을 경우 기재사항 마지막 줄 다음에 “이하여백” 표시를 하며 “끝”자를 표시하지 않는다.<개정 2013.1.1.>

제19조 (첨부물의 표시) <개정 2019.05.22.>

문서의 서식, 참고서류, 그 밖의 문서나 물품이 첨부 될 때에는 본문이 끝난 다음 줄에 “붙임”의 표시를 한다.<개정 2019.05.22.>

제20조 (금액의 표시)

유가증권 및 문서에 금액을 표시할 때에는 (예)와 같이 한다. (예) 금 12,345원 (금 일만이천삼백사십오원)

제21조 (발신명의)

대외문서 발신의 경우 총장 명의로 하며, 전결문서의 경우 총장명의 밑에 전결권자 표시를 한다.

제22조 (직인날인 및 서명)

총장명의로 발신하는 문서의 시행문, 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 날인한다.

직인을 날인하여야 할 문서로 다수의 수신자에게 동시에 발신하거나 다수인에게 교부하는 증명서에는 직인 날인에 갈음하여 직원의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제23조 (직인생략)

동일한 문서를 여러기관에 동시에 발송할 때 “직인생략” 표시를 기관명 위나 업무연락 위 중앙에 표시할 수 있다.

제2절 기	안

제24조 (용지)

문서의 기안용지는 별지서식 제1호의 기안용지를 사용한다.<개정 2013.01.01.>

문서의 시행용지는 별지서식 제2호의 시행용지를 사용한다.<개정 2013.01.01.>

제25조 (기안자격)

기안 할 수 있는 자는 교직원(교수, 직원)에 한 한다. 다만, 총장이 인정하는 경우에는 예외로 한다.<개정 2019.05.22.>

제26조 (기안시 유의사항)

기안은 6하원칙에 의하여 작성하되, 애매한 표현이나 과장된 표현을 하지 않도록 한다.

문서는 1건 1매를 원칙으로 하고 읽기 쉽고 알기 쉬운 용어를 사용해야 한다.

문장은 끊어서 개조식으로 쓰되 먼저 취지(이유) 또는 설명을 기재한 후 결론을 작성하도록 한다.

제27조 (응신)

응신 문서는 별도의 기안문서 작성을 생략하고 바로 시행문서를 작성하여 처리할 수 있다.

제28조 <삭제 2019.05.22.>

제29조 (보고, 시행)

시간을 요하는 중요한 사안의 경우 우선 결재권자에게 구두 또는 서면으로 그 사유를 보고한 후 지시에 따라 처리한다.

제30조 (기안문서의 처리)

기안문서를 결재권자의 결재를 받아 처리하며 발송을 하여야 하는 경우에는 시행문을 작성한다.<개정 2013.1.1.>

완결된 기안문서는 기안자가 보관하며 시행문이 있는 경우에는 시행문의 사본을 1부 첨부하여 보관하여야 한다.

제3절 사무인계인수서 작성

제31조 (작성대상)

인사이동, 보직변경, 퇴직 또는 사무분장 조정에 따른 사유로 업무를 인계하는 자와 인수하는 자는 별지서식 제3호에 의거하여 업무인계인수서를 작성하여야 한다.

업무를 인계하는 자는 업무의 진행상황, 관계문서, 자료, 기타 업무에 관련된 사항(비품현황 포함)을 구체적으로 명확하게 사무인계인수서를 작성하여야 한다.

제32조 (작성부수 및 보관부서)

인사이동, 보직변경, 퇴직 또는 사무분장 조정 등의 사유가 있는 날로부터 7일 이내에 업무인계인수서 3부를 작성하여 인계인수자가 각 1부씩 보관하고 1부는 그 업무를 관장하는 부서에서 보관한다.

제3장 문서처리

제1절 문서심사

제33조 (문서심사)

총장명의로 외부에 발송되는 문서는 기안자가 소속 부서장의 심사를 받은 후 총무처(총무팀)에 발송번호를 부여 받아 발송하여야 한다.<개정 2019.05.22., 2022.03.04.>

제34조 (문서심사자의 심사사항)

문서심사자는 다음 각 호의 사항을 확인하여야 한다.

결재권자의 결재 여부

기안문과 시행문의 일치 여부

문서번호 및 시행일자 등 정형화된 기재사항의 정확성 및 누락여부

첨부물의 확인

관계부서와의 업무협조 여부

제35조 (기안문서의 보정)

문서심사자가 심사사항의 불비사항을 발견 시에는 기안자에게 회송하여 즉시 수정 보완하도록 한다.

제2절 결	재

제36조 (문서의 결재)

모든 문서는 결재권자 또는 전결권자의 결재를 득한 후 시행한다.

제37조 (업무협조)

기안문 또는 접수문서의 내용이 다른 부서와 관련이 있을 경우에는 주무 부서장은 관련 부서장의 협조 또는 합의를 받아야 한다.

제38조 (결재표시 요령)

결재권자의 결재표시 방법은 결재권자가 전자이미지서명, 전자문자서명으로 하고 결재일은 전자문서시스템으로 자동으로 표시된다.<개정 2013.01.01.>

제39조 (결재)

문서는 총장의 결재를 받아야 한다. 다만, 업무내용에 따라 각 부서장에게 위임전결 할 수 있으며 위임전결은 위임전결규정에 정한 바에 의한다.

제40조 (전결의 표시)

문서를 위임전결 할 때에는 위임전결규정에 의거하여 전결권자를 지정하고 전결의 표시와 서명은 전결권자란에 결재한다.<개정 2013.01.01., 2019.05.22.>

제41조 (대결)

결재권자가 부재시 문서를 대결할 때에는 대결의 표시와 서명은 대결권자란에 결재한다.<개정 2013.01.01., 2019.05.22.>

제42조 <삭제 2013.01.01.>

제3절 문서의 접수

제43조 (접수)

본교로 오는 모든 문서는 총무팀에서 접수함을 원칙으로 한다. 총무팀 외에 부서(부처) 및 계열(학과)에서 모사전송, E-mail로 전송받은 문서도 총무팀에 인계하여 이를 접수하여야 함을 원칙으로 하며 당직근무자가 문서를 받은 때에는 다음 정상근무시각 시작 후 지체 없이 총무팀에 인계하여야 하며, 문서는 전자문서시스템으로 접수하고 접수대장을 관리한다.<개정 2013.01.01., 2019.05.22..>

제44조 <삭제 2013.01.01.>

제45조 (공휴일 긴급처리)

당직자가 휴무일(일요일, 공휴일) 및 휴무시(퇴근후부터 출근시까지)에 접수된 문서가 긴급히 처리되어야 하는 내용일 경우에는 소관부서장에게 보고한 후 지시에 따라야 한다.

제46조 (문서분류 및 처리)

총무팀에서 문서를 접수한 때에는 지체 없이 주무 부서에 배부하여야 한다. 접수된 문서가 2개 이상의 부서에 관련되는 때에는 가장 관계가 깊은 부서에 배부한다.<개정 2013.01.01., 2019.05.22.>

제47조 (문서접수대장)

총무팀 문서담당자는 문서를 전자문서시스템에 등록(접수)하여 전자적으로 문서대장을 관리한다.<개정 2013.01.01., 2019.05.22.>

제4절 문서발송

제48조 (발송수단)

문서발송수단은 전자문서, 우편, 모사전송, E-mail전송으로 한다.<개정 2013.01.01.>

제49조 (발송절차 등)

발송할 문서는 총무팀 문서담당자에게 발송문서를 인계하여 관인서명 후 발송하며, 발송기록은 전자문서시스템으로 관리한다.<개정 2013.01.01.>

제4장  문서보존관리

제1절  문서의 편철

제50조 (문서의 편철)

완결된 문서는 문서철에 완결일자 순으로 편철한다.

시행 또는 완결 후 비밀을 요하는 문서는 별도로 이를 편철하고 별도 대외비철에 보관한다.

제51조 (문서목록표)

편철문서의 열람이 용이하도록 문서철의 전면 표지 내면에 별지서식 제6호의 문서목록표를 부착하고 필요한 사항을 기재한다.

제2절 문서의 폐기

제52조 (보존기간)

문서의 보존기간은 다음 각항에 의한다.

①영구보존

대학의 주요정책 문서

학적관련 문서

역사적 가치가 있는 문서

교직원 인사에 관련된 문서

<삭제 2016.3.31.>

<삭제 2016.3.31.>

각종 인․허가 및 면허에 관한 문서

그 이외의 문서는 정부보존 준칙에 따른다.

제53조 (문서의 폐기)

문서의 보존기간이 경과된 문서는 해당부서장에게 재가를 받은 후 총장의 결재를 받아 폐기 처분 할 수 있다.

제1항의 폐기처분은 내용이 중요하다고 인정되는 문서는 원형의 내용을 알 수 없도록 문서 세단기 등으로 전달하거나 완전히 소각시킨다.

부	칙

제1조 (시행일)

이 규정은 2002년 11월 01일부터 시행한다.

부	칙

제1조 (세칙)

규정에 명시되지 아니한 기타사항은 행정안전부「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」, 「전자서명법」을 준용하는 것을 원칙으로 한다.

제2조 (시행일)

이 규정은 2013년 01월 01일부터 시행한다.

부	칙(2016.03.31.)

제1조 (시행일)

이 규정은 2016년 03월 31일부터 시행한다.

부	칙(2019.05.22.)

제1조 (세칙)

규정에 명시되지 아니한 기타사항은 행정안전부「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」,「전자서명법」을 준용하는 것을 원칙으로 한다.

제2조 (시행일)

이 규정은 2019년 05월 22일부터 시행한다.

부	칙(2022.03.04.)

제1조 (시행일)

이 규정은 2022년 03월 04일부터 시행한다.

(별지서식 제1호) <개정 2019.05.22.>

“세상의 그 모든 빛나는 시선들에게 가치로부터”
			혜 전 대 학 교
수신자
(경유)
제목

담당		계장		처장		총장
협조자
@D-@N			172300,5246
시행	부서명- 호	(	2013.00.00	)	접수		(		)
우	350-702	충청남도 홍성군 홍성읍 대학길 25	/	www.hj.ac.kr
전화	041)630-5114	전송	041)634-5154	/	hyejeon@hj.ac.kr	/	공개

(별지서식 제2호) <개정 2019.05.22.>

“세상의 그 모든 빛나는 시선들에게 가치로부터”
			혜 전 대 학 교
수신자
(경유)
제목

	혜 전 대 학 교 총 장
담당		팀장		처장		총장
협조자
@D-@N			172300,5246
시행	부서명- 호	(	2013.00.00	)	접수		(		)
우	350-702	충청남도 홍성군 홍성읍 대학길 25	/	www.hj.ac.kr
전화	041)630-5114	전송	041)634-5154	/	hyejeon@hj.ac.kr	/	공개

(별지서식 제3호) <개정 2019.05.22.>

사무 인계인수서
⃝⃝⃝의 업무를 ⃝⃝⃝에 별첨과 같이 인계인수함.
※별첨서류
항 목				세 부 사 항
인계부서				인수부서
부서명	⃝⃝처장	⃝ ⃝ ⃝	□	부서명	⃝⃝처장	⃝ ⃝ ⃝	□
	⃝⃝팀장	⃝ ⃝ ⃝	□		⃝⃝팀장	⃝ ⃝ ⃝	□
	⃝⃝팀원	⃝ ⃝ ⃝	□		⃝⃝팀원	⃝ ⃝ ⃝	□
	⃝ ⃝ ⃝	⃝ ⃝ ⃝	□		⃝ ⃝ ⃝	⃝ ⃝ ⃝	□

(별지서식 제6호)

문서 목록표

문서번호	제 목	월일	수신	발신

(별지서식 제1호) (문서 작성예시)

“세상의 그 모든 빛나는 시선들에게 가치로부터”
			혜 전 대 학 교
수신자		○○○○
(경유)
제목	회의장소 사용 및 통신장비 설치 협조

｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣ 개정내용 설명회 개최에 따라 회의장소 사용 및 통신장비 설치 등의 협조를 요청하오니 조치하여 주시기 바랍니다.

1. 설명회 개요

가. 일시: 2019. 04. 30.(화) 11:00~18:00

나. 장소: 정부서울청사 8층 회의실(8층 810호)

다. 참석: 30명

2. 협조요청 사항

가. 참석자용 책상 30개 및 의자 40개(배석자 포함) 배치

나. 강의 시설(마이크, 빔 프로젝트, 스크린 등) 설치

붙임 ｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣ 개정내용 설명회 개최 계획. 1부.  끝.

담당	홍길동	팀장		처장		총장
협조자
@D-@N			172300,5246
시행	총무팀- 1호	(	2013.00.00	)	접수		(		)
우	350-702	충청남도 홍성군 홍성읍 대학길 25	/	www.hj.ac.kr
전화	041)630-5114	전송	041)634-5154	/	hyejeon@hj.ac.kr	/	공개